Legalizzazione e Apostille: cosa sapere

La Legalizzazione dei Documenti

I documenti rilasciati dalle autorità di un determinato Paese devono essere legalizzati per uso estero, affinché possano essere fatti valere in un altro Paese.

La procedura di legalizzazione ha la funzione di attribuire ad un documento validità legale per uso in un Paese estero attestando che il documento sia stato emesso nel rispetto della legislazione e che sia stato rilasciato da parte dell’ufficio competente.

Tramite il processo di legalizzazione, pertanto, un documento ufficiale (atto o certificato pubblico) viene autenticato con pieno valore legale sul piano internazionale.

La mancanza della legalizzazione comporta quindi che l’atto, pur essendo valido ed efficace nel paese che lo ha emesso, non può produrre effetti nel Paese di destinazione.

La Legalizzazione consolare dei documenti Italiani per uso Estero

Affinché possano essere fatti valere in un Paese estero, i documenti rilasciati dalle autorità pubbliche italiane devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari presenti nel nostro Paese.

La legalizzazione non certifica il contenuto del documento, ma attesta l’autorità e la firma del funzionario che lo ha rilasciato.

La firma del funzionario può essere attestata poiché la sua firma è stata precedentemente depositata e registrata presso l’autorità dello stato preposta alla legalizzazione.

Per delega del Ministero degli Affari Esteri, l’Italia ha designato come autorità competenti alla legalizzazione preliminare gli uffici preposti delle Procure della Repubblica,  le Prefetture e le Camere di Commercio in base alla competenza territoriale di emissione del documento da legalizzare.

Il processo di legalizzazione prevede due passaggi consecutivi:

1) LEGALIZZAZIONE PRELIMINARE: legalizzazione del documento presso l’autorità competente designata dal Paese di emissione del documento.

2) LEGALIZZAZIONE FINALE: legalizzazione del documento presso l’autorità competente del Paese di destinazione. (Consolato o sezione consolare presso l’Ambasciata di riferimento)

L’Apostille e la Convenzione dell’Aja

HCCH – HAGUE CONFERENCE ON PRIVATE INTERNATIONAL LAW

Il processo tradizionale di legalizzazione dei documenti da utilizzare all’estero coinvolge i funzionari delegati dal Ministero degli Affari Esteri del Paese in cui il documento è stato emesso e la rappresentanza diplomatico-consolare del Paese in cui il documento deve essere utilizzato. A causa del numero di autorità coinvolte, il procedimento di legalizzazione è spesso lento, macchinoso e costoso.

Su proposta del Consiglio d’Europa, la Conferenza dell’Aja di diritto internazionale privato ha pertanto deciso di elaborare una convenzione che facilitasse l’autenticazione dei documenti pubblici da produrre all’estero.

La Convenzione è stata firmata per la prima volta il 5 ottobre 1961, da cui la data del titolo completo: Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 che abolisce l’obbligo di legalizzazione per i documenti pubblici stranieri) comunemente nota come “Apostille Convention” (Convenzione sull’Apostille).

La Convenzione dell’Apostille conta oltre 120 parti contraenti ed è diventata uno dei trattati multilaterali più applicati nel settore della cooperazione giuridica internazionale, con diversi milioni di Apostille emesse ogni anno.

L’Apostille

La Convenzione sull’Apostille prevedere che tra i Paesi contraenti non sia necessario procedere alla legalizzazione dei documenti presso le rappresentanze diplomatico-consolari, potendo la stessa essere sostituita dalla cosiddetta Apostille.

L’Apostille, quindi, sostituisce la legalizzazione presso il Consolato.

Nella pratica, l’Apostille è un timbro che deve essere apposto sull’originale del certificato rilasciato dalle autorità/uffici pubblici delegati dal Ministero degli Affari Esteri in Italia.

L’Apostille, come la legalizzazione, ha la funzione di attestare la veridicità della firma e della qualifica legale del pubblico ufficiale che ha rilasciato il documento, nonché l’autenticità del timbro o del sigillo apposto sull’atto.

L’Apostille certifica solo l’origine del documento pubblico a cui si riferisce e non certifica il contenuto del documento.

L’Apostille è necessaria se si verificano tutte le seguenti condizioni:

La Traduzione dei Documenti per Uso Estero

La sworn translation (asseverazione o colloquialmente anche “traduzione giurata”, come è più comunemente nota) consiste in una procedura certificativa che conferisce valore legale ad una traduzione eseguita in sede stragiudiziale tramite giuramento, prestato presso la cancelleria di un tribunale o lo studio di un notaio.

Nel caso in cui sia richiesta una traduzione legalizzata dei vostri documenti – privati, commerciali o societari – è fondamentale che le traduzioni siano asseverate, ossia giurate, e successivamente legalizzate dalla Procura della Repubblica.

Da quasi 15 anni la nostra società offre servizi di traduzione specialistica e legale in collaborazione con professionisti comprovati e traduttori iscritti all’Albo del tribunale, garantendo competenza specialistica e assoluta riservatezza.

Se le vostre traduzioni devono essere utilizzate all’estero, saranno accompagnate da asseverazione e legalizzazione che ne garantiranno il riconoscimento da parte di istituzioni e uffici stranieri.

I Nostri Servizi per Te

APIT SRL è specializzata nella legalizzazione e attestazione a mezzo Apostille di documenti italiani per l’estero.

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